Заработная плата
Все о проверках инспекции труда: проверяемые документы, типичные нарушения
Опубликовано: 07.03.2017 00:00
Обновлено: 07.03.2017 00:00

При проведении плановых проверок Департаментом государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты (далее – Департамент), как правило, довольно часто находятся нарушения трудового законодательства.

Допускаемые нанимателями нарушения трудового законодательства практически не меняются из года в год.

Рассмотрим, какие документы организации проверяет Департамент, типичные нарушения, а также на какие вопросы чаще всего обращается внимание.

Проверяемые документы и выявляемые в них нарушения

Проверке подвергается кадровая документация за 3 года, предшествующих году назначения проверки (п. 13 Указа от 16.10.2009 № 510 "О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь" (далее-Указ № 510).

Документы, оформляемые в организации, должны отвечать установленным критериям. Критерии, соблюдение которых проверяет Департамент в определенных документах, а также выявляемые нарушения систематизированы далее в таблице.

Документ

Критерии, которые необходимо соблюдать

Типичные нарушения

1. Локальные нормативные правовые акты

Одно общее требование для всех локальных нормативных правовых актов – обязательное ознакомление с ними работников, на которых распространяется их действие

Коллективный договор (при его наличии)

 

1) имеется письменное согласие работников, принятых после заключения в организации коллективного договора, на распространение на них действия этого документа (часть вторая ст. 365 ТК);

2) нормы коллективного договора не ухудшают по сравнению с законодательством правовое положение работников;

3) данный договор зарегистрирован в местном исполнительном или распорядительном органе по месту нахождения (регистрации) нанимателя (часть первая ст. 370 ТК)

1) условия коллективного договора ухудшают положение работников по сравнению с законодательством; отсутствует согласие работников, принятых после заключения в организации коллективного договора, на распространение на них его действия;

2) коллективный договор не зарегистрирован в местном исполнительном или распорядительном органе;

3) нарушены требования к форме и сроку действия коллективного договора

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР)

 

1 ) соответствуют действующему законодательству и отражают то, что имеет место быть в организации (например, режим работы, перерыв для отдыха и питания и др.) на момент проведения проверки;

2) могут содержать особенности в регулировании рабочего времени для отдельных категорий должностей и (или) профессий;

3) должны быть доведены до сведения работников путем нахождения их на видном месте

1) отсутствие ПВТР;

2) несогласование ПВТР с профсоюзом (при его наличии);

3) несоответствие ПВТР законодательству;

4) неознакомление работников с ПВТР и отсутствие к ним доступа у работников

 

Штатное рас-писание

 

1) актуально на дату проведения проверки;

2) наименования должностей, профессий соответствуют предусмотренным в квалификационных справочниках Республики Беларусь. Имеется распространенное мнение, что в небольших организациях (микроорганизациях, малых организациях) наименование должностей можно указывать без привязки

 

1) отсутствие штатного расписания;

2) несоответствие штатного расписания законодательству;

3) неактуальность штатного расписания на дату проверки

 

 

 

к квалификационным справочникам, а также несмотря на наличие определенных требований к образованию и стажу работы, однако это является заблуждением. При принятии работника необходимо установить все сведения для определения, может ли работник соответствовать той должности, на которую принимается (п. 3 части второй ст. 19 ТК);

3) отражает штатную численность организации;

4) должно быть утверждено нанимателем

 

Графики работ (сменности) (если в организации сменная работа)

 

1) согласованы с профсоюзом (при его наличии), о чем сделана соответствующая отметка (часть пятая ст. 123 ТК);

2) составлены и доведены до сведения работников (письменное ознакомление) не позднее чем за месяц до начала действия (часть шестая ст. 123 ТК)

1) отсутствие графиков сменности;

2) отсутствие ознакомления работников с ними

 

Табели учета рабочего времени

 

1) соответствуют режиму работы, а также графикам работ (сменности);

2) соответствующим образом отражаются все отклонения от установленного режима работы и графика работ (сменности) (отметки о сверх-урочной работе, периодах болезни и т.д.)

1) отсутствие табелей рабочего времени

 

Должностные и рабочие инструкции (если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора)

 

1) содержат отметки об ознакомлении работника с изменениями, внесенными в его должностную (рабочую) инструкцию

 

1) отсутствие должностных (рабочих) инструкций;

2) несоответствие должностных (рабочих) инструкций законодательству

Графики трудовых отпусков (обязательно составляются в каждой организации независимо от количества работников)

 

1) утверждены на каждый календарный год не позднее 5 января, если иные сроки не согласованы с профсоюзом (часть вторая ст. 168 ТК);

доведены до сведения всех работников;

2) соблюдена предусмотренная графиком очередность предоставления отпусков. Все изменения согласованы между нанимателем и работником, что можно отследить в соответствующих заявлениях и приказах

1) отсутствие графика трудовых отпусков;

2) отсутствие ознакомления с ним работников;

3) предоставление трудовых отпусков без соблюдения положений графика отпусков

 

2. Приказы по личному составу

 

1) подготовлены с соблюдением требований делопроизводства;

2) содержат отметку об ознакомлении работников, которых они касаются;

3) содержат визы юридической службы (юрисконсульта) организации при ее наличии;

1) нарушение общих требований делопроизводства при издании документов по личному составу;

2) отсутствие отметки об ознакомлении работника с документами по личному составу;

 

4) отнесены к надлежащей группе приказов по личному составу, т.е. содержат в номере различные индексы1;

5) их нумерация соответствует дате издания, т.е. каждый последующий номер приказа издан датой не ранее даты предыдущего приказа;

6) имеются соответствующие журналы регистрации, причем для приказов с разными сроками хранения отдельные регистрационные журналы

3) нарушение общих правил делопроизводства при ознакомлении работника с документами по личному составу

 

3. Трудовые договоры (контракты)

 

1) оформлены как по основной работе, так и по совместительству по каждому сотруднику;

2) подписаны работником и нанимателем (со стороны нанимателя обязательно должна быть подпись и печать организации);

3) срочные трудовые договоры и контракты являются действующими, т.е., если первоначальный срок, на который они заключались, истек, имеется отметка о продлении;

4) не допускается заключение срочного трудового договора (кроме контракта) на работу, носящую постоянный характер (часть вторая ст. 17 ТК). Также хотелось бы отметить, что достаточно распространена практика заключения гражданско-правовых договоров (подряд, возмездное оказание услуг) с физическими лицами. Однако следует помнить, что гражданско-правовые договоры заключаются в случае, если работа носит разовый характер, если же работа выполняется на постоянной основе, необходимо заключать трудовые договоры (срочные трудовые договоры (контракты)) и их незаключение будет являться нарушением трудового законодательства. При заключении гражданско-правовых договоров необходимо руководствоваться Указом № 3142;

5) трудовые договоры и контракты содержат все существенные условия (часть вторая ст. 19 ТК), а также условие о режиме работы сотрудника, если его режим работы отличается от общего, предусмотренного ПВТР;

6) в контрактах предусмотрены соответствующие дополнительные меры стимулирования:

дополнительный поощрительный отпуск, повышение тарифной ставки (оклада) работника (подп. 2.5 Декрета № 293);

7) имеется письменное подтверждение уведомления нанимателем работника не менее чем за месяц до истечения срока действия контракта о продлении или прекращении трудовых отношений

 

1) нарушены требования к форме трудового договора (контракта);

2) при приеме на работу установлено предварительное испытание для работника, в отношении которого это запрещено, или превышен срок предварительного испытания;

3) прием, перевод, перемещение, прекращение трудовых отношений не оформляются приказом нанимателя или работник с ним не ознакомлен;

4) подменены понятия перемещения и перевода;

5) не соблюдается порядок прекращения трудовых отношений;

6) работники своевременно не предупреждаются об изменении существенных условий труда;

7) отсутствие продления трудового контракта;

8) заключение гражданско-правовых договоров вместо трудовых договоров

4. Договоры о коллективной материальной и полной индивидуальной материальной ответственности

 

1) подписаны сторонами – нанимателем и работником (работниками);

2) заключены с работниками, достигшими 18-летнего возраста;

3) договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключен с работником, занимающим должность или выполняющим работу, связанную с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных ему ценностей

1) отсутствие договоров о материальной ответственности, заключенных в письменной форме

 

5. Личные дела работников

 

1) заведено одно личное дело на каждого работника, относящегося к категории руководителей и специалистов (часть вторая п. 2 Инструкции № 24). Могут вестись дела и на иных работников;

2) личное дело обязательно содержит документы согласно определенному перечню. Не запрещается включать в состав дела дополнительные документы, но их наличие необязательно

1) личные дела не ведутся;

2) отсутствуют необходимые документы по приему на работу;

3) отсутствуют необходимые документы для включения в личное дело

 

6. Личные карточки

 

1) ведутся на каждого работника;

2) содержат подпись работника об ознакомлении с каждой записью в трудовой книжке

1) отсутствуют личные карточки

 

7. Трудовые книжки

 

1) приказом назначено лицо, ответственное за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек;

2) содержат сведения о приеме работника на работу;

3) содержат записи о переводе работника, перемещении, реорганизации субъекта хозяйствования, получении работником новой профессии, квалификации, если это происходило;

4) на титульном листе находятся сведения о получении нового образования, а также о смене фамилии, если названные обстоятельства имели место;

5) зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее –
книга учета);

6) количество трудовых книжек по книге учета соответствует фактическому наличию книжек, за исключением случаев, когда трудовая книжка выдана работнику на срок не более 5 дней;

1) нарушен порядок учета и хранения трудовых книжек;

2) нарушен порядок заведения трудовых книжек;

3) нарушен порядок заполнения трудовых книжек;

4) нарушен порядок внесения изменений и исправлений в трудовые книжки;

5) нарушен порядок выдачи трудовых книжек

 

 

 

7) в книге учета стоят отметки о получении трудовых книжек уволенными работниками в день увольнения. Если работник отсутствовал на работе в день увольнения, то у нанимателя должна быть копия заказного письма о необходимости получения трудовой книжки и вернувшегося уведомления

 

 

8. Журналы регистрации и учета

 

1) ведутся журналы регистрации распорядительных документов, приказов по личному составу, трудовых договоров (контрактов), личных дел, личных карточек, отпусков, направлений в командировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками медицинского освидетельствования и т.д.

Примечание. Сроки хранения журналов такие же, как и документов, которые в них регистрируются

 

1) отсутствие журналов регистрации и учета

 

Проверка правомерности использования рабочего времени, трудовых отпусков и т.д.

Департаментом проверяются все имеющиеся данные по вопросу правомерности действий нанимателя при использовании рабочего времени, трудовых отпусков и иным вопросам.

В т.ч. проверяются:

  1. Использование рабочего времени:
  • сокращенное рабочее время, установленное отдельным категориям работников, например, несовершеннолетним, инвалидам I и II групп (ст. 114 ТК);
  • учитывается ли сверхурочная работа отдельно по каждому работнику и не превышено ли предельное количество сверхурочных работ (ст. 122 ТК);
  • соблюдение соответствующего порядка отстранения работников от работы, если таковое имело место.
  1. Предоставление отпусков:
  • соблюдение порядка предоставления трудовых отпусков (глава 12 ТК);
  • подтверждение уведомления об отпуске не менее чем за 15 календарных дней до даты начала отпуска. Это может быть как самостоятельный документ, так и подпись об ознакомлении с приказом или запиской об отпуске с соблюдением названных сроков;
  • использование работником в каждом году не менее 14 календарных дней трудового отпуска (часть третья ст. 170 ТК);
  • сохранение за время отпуска за работником среднего заработка (часть вторая ст. 153 ТК) и его выплата не менее чем за 2 дня до начала отпуска (ст. 176 ТК); не менее чем за 1 день – при контрактной форме найма (часть четвертая п. 4 Декрета № 29);
  • замена компенсацией только части трудового отпуска, превышающей 21 календарный день, после отработки рабочего года (ст. 161 ТК), за исключением случаев компенсации части отпуска при отзыве из отпуска и увольнении;
  • издание приказов об отзыве из отпуска и наличие письменного согласия отзываемого работника, если отзыв из отпуска производился (часть вторая ст. 174 ТК).
  1. Применение мер дисциплинарной ответственности:
  • соблюдение порядка применения дисциплинарного взыскания (ст. 199 ТК);
  • наличие объяснительной записки работника, к которому применялись меры дисциплинарной ответственности, или акта об отказе работника представить письменное объяснение;
  • своевременное ознакомление с приказами работников, к которым применялись меры дисциплинарной ответственности.
  1. Выплата заработной платы:
  • оплата в повышенном размере работы в сверхурочное время, праздничный или выходной день (ст. 69 ТК);
  • выплата доплаты за работу в ночное время (ст. 70 ТК);
  • выплата компенсаций за проживание вне места постоянного жительства (суточные) (п. 3 части второй ст. 95 ТК);
  • правильность удержаний из заработной платы работников на основании соответствующих документов, например, исполнительных листов и т.д., а также в пределах ограничений по размерам удержаний, установленных законодательством (ст. 108 ТК);
  • своевременная выплата заработной платы в сроки, установленные коллективным договором (трудовым договором) (ст. 73 ТК);
  • осуществление окончательного расчета в день увольнения (ст. 77 ТК).
Советы от редакции

Следует отметить, что перед тем, как вы получите уведомление о проведении проверки, имеется время для того, чтобы привести документы в порядок и избежать возможных нарушений.

Для того, чтобы тщательно подготовить документы к проверке, целесообразно провести кадровый аудит, т.е. проверку правильности ведения кадровой документации. Основной целью аудита является выявление нарушений и их устранение до того момента, как данные нарушения будут выявлены проверяющими. Кадровый аудит может быть проведен как своими силами (работниками организации), так и с привлечением сторонних специалистов. Многие организации, оказывающие юридические услуги, оказывают такую услугу как внешний кадровый аудит.

Виктория Высотенко, юрист

Получите доступ к закрытым разделам

Оформите демо-доступ к следующим закрытым разделам:

• Бератор

Практическое руководство по всем участкам работы бухгалтера

• Сервисы

Калькуляторы, алгоритмы перепроверки, типичнеы ошибки, формы документов, календари, помощники

• Законодательство

Обновляемая база НПА Республики Беларусь

• Ответы на ваши вопросы

Большой архив ответов на интересные вопросы ваших коллег

Заполните форму

электронная почта обязательна
необходимо ввести пароль
необходимо ввести номер мобильного телефона